El 17 de Febrero de 1531, la Reina Juana la Loca dictó y firmó en Ocaña (Castilla Nueva), las primeras normas para el control de la Real Hacienda en Venezuela. Dichas instrucciones abarcaban la recaudación, registro y resguardo del Eranio Real; el empleo del Arca de las tres llaves; a el nombramiento de los Oficiales Reales que realizarán el ejercicio contable y administrativo de la Real Hacienda.
La Real Cédula contemplaba la designación de los tres Oficiales, el tesorero, el contador y el factor, cada uno de los cuales deba tener una de las tres llaves del arca para que sólo juntos pudieran abrirla.
Los funcionarios debían vigilar el desembarco y cobrar los impuestos del almojarifazgo, las mercaderías y utensilios que llegaban a la Provincia, además del quinto real de los hallazgos de oro y perlas.
Para asentar todos estos datos, el Arca debía contener un libro encuadernado denominado El Libro Común y otro libro grande intitulado El Libro del Acuerdo. Adicionalmente, cada funcionario debía tener un libro de cuentas relativo a su oficio que debían coincidir entre sí, ya que cualquier disparidad que tuvieran era considerada negligencia, o indicio de malversación o distracción de fondos.
En Venezuela, debido a la inexistencia de un Gobernador que certificara la veracidad de los asientos hechos en dos libros antes señalados, se incumplió por siete años la apertura de dichos libros, solo fueron colocados en el Arca pero no se llenaron hasta el arribo del gobernador y obispo Rodrigo de Batidas.
El sistema contable establecido por la Real Cédula se denominó de Cargo y Data, y estuvo vigente hasta finales del siglo XVIII cuando fue sustituido por el sistema de Partida Doble.
La Real Cédula del 17 de febrero de 1531 constituye el documento revelador del esmero y la vigilancia de España en el control y manejo de la administración de sus posesiones de ultramar. Es, en realidad, el antecedente histórico, de sus obvias diferencias, de lo que hoy es y representa la Contraloría General de la República. De allí, precisamente, el símbolo de las tres llaves.
